对于一个包含许多数据[数据就是数值，也就是我们通过观察、实验或计算得出的结果。]列的Excel工作表而言，用户往往希望只显示对自己有用的部分数据列，同时隐去不需要的数据列。同时不同用户对所要求显示的数据列往往又是不相同的。

　　例如，对于一张包含多个科目的学生成绩表，语文[语文，一般认为是语言和文字的综合科。]老师可能只想看语文成绩，数学老师可能只想看数学成绩。但是，由于多个科目的成绩都汇总在一起，这就会给老师查看单科成绩造成不便。如果能针对不同用户的需求，快速地隐去用户不需要的数据列，只留下用户需要的数据列，这样，用户就能很轻松地将注意力集中在所需的数据上。

　　把不需要的数据列隐藏起来就行了。如果每个用户每次查看都通过手动隐藏和取消隐藏数据列来操作，那就太麻烦了。不过，借助Excel的视图[计算机数据库中的视图是一个虚拟表，其内容由查询定义。]和宏就能轻松解决这个问题。下面就以一张包含多个科目的学生成绩表为例介绍具体的实现方法。

　　第一步：创建用户视图

　　首先，在Excel中打开学生成绩工作表(如图)。我们先来设置语文视图，这个视图中只显示语文成绩。选中除学号、姓名和语文数据列以外的所有数据列，用右键单击[单击即用鼠标左键或右键点击一次的动作。]选中数据列标题，在弹出的菜单中选择“隐藏”命令[命令（令）是国家行政机关及其领导人发布的指挥性和强制性的公文。]。

　　这样，工作表中就只剩下了语文成绩了。接着，依次单击“视图-视图管理器[运行环境支持Winxp软件介绍Mini 管理器 是一款系统辅助工具,具有以下功能.1.可实时查看CPU、内存的运行记录,可实时查看网络的上载和下载流量.2.可查看本机操作系统的安装时间,运行天数和本次开机的时间.3.同时Mini 管理器也是一款小巧的关机软件,可定时执行系统的注销,关闭或者重启任务.本软件是国产共享软件,免费试用期为15天,15天后需要注册才能继续使用. ...]”命令，进入“视图管理器”对话框[在图形用户界面中，对话框（又称对话方块[1]）是一种特殊的视窗, 用来在用户界面中向用户显示信息，或者在需要的时候获得用户的输入响应。]。单击“添加”按钮[按钮，是一种常用的控制电器元件，常用来接通或断开‘控制电路’（其中电流很小），从而达到控制电动机或其他电气设备运行目的的一种开关。]，在 “名称”框中输入“ChineseView”(如图)，单击“确定”按钮返回，语文视图就创建好了。重复上述步骤，创建其他所需视图。

　　第二步：录制[录制，读音：lù zhì，汉语词语，指录音并制作或录像并制作。]视图切换[切换，指MS从一个小区或信道变更到另外一个小区或信道时能继续进行。]宏

　　视图创建好后，虽然可以通过视图管理器进行切换，但是，每次这样操作就显得太繁琐。因此，可将切换视图操作录制成宏以减少切换操作步骤。我们先来录制查看语文视图的宏。依次单击“工具-宏-录制新宏”，在“宏名”中输入“查看语文”，单击“确定”按钮开始录制宏(如图)。

　　接着，单击“视图→视图管理器”，进入视图管理器。在视图列表中选中“ChineseView”并单击“显示”按钮。最后，单击“停止录制”按钮完成宏的录制。这样，查看语文视图的宏就录制好了。重复上述步骤，依次录制其他所需的宏。

　　第三步：创建视图切换按钮

　　宏录制好了，我们还要为这些宏创建一个工具栏[英文：Toolbar 。]及相应的命令按钮。否则，每次都要使用宏对话框来运行宏还是不方便。用右键单击工具栏任意处，在弹出的菜单中选择“自定义”命令。在打开的“自定义”对话框中，切换到“工具栏”标签页，单击“新建”按钮。在“工具栏名称”框中输入“切换视图”，单击“确定”按钮。

　　此时，在“自定义”对话框边上会出现一个“切换视图”工具栏。这就是我们刚才新创建的工具栏。接着，在“自定义”对话框中，切换到“命令”标签页，在“类别”列表中选择宏，将右侧“命令”列表中的自定义按钮拖放到“切换视图”工具栏中。用右键单击刚拖放过来的自定义命令按钮，在“命名”框中输入“查看语文”对其进行重命名，并选择“总是只用文字”(如图)。

　　再次用右键单击自定义命令按钮，选择“指定宏”命令，在弹出的对话框中，选择“查看语文”宏，单击“确定”返回自定义对话框。重复上述步骤，为其他宏也创建相应的命令按钮。最后完成的“切换视图”工具栏如图所示。

　　至此，整个工作就算做完了。以后，要查看某个科目的成绩时，只要单击“切换视图”工具栏上相应的命令按钮，就能快速切换到只显示某个科目成绩的视图。使用该技巧，我们还可以帮助财务、工程技术等人员在一大堆数据中快速找到自己需要的数据。

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